Undangan resmi dipakai saat lembaga, sekolah, atau perusahaan mengajak seseorang menghadiri acara. Bentuknya baku dan berbeda dari undangan pribadi. Yuk, simak struktur dan sepuluh contoh undangan resmi berikut ini!
Pengertian Undangan Resmi
Undangan resmi adalah surat yang dikeluarkan lembaga atau organisasi untuk mengundang seseorang ke suatu acara. Sifatnya formal dan mewakili institusi, bukan pribadi.
Karena itu, undangan resmi selalu memuat kop surat, nomor surat, dan tanda tangan pejabat yang berwenang. Bahasanya pun baku dan lugas.
Struktur Undangan Resmi
Sebelum menyalin contoh, pahami dulu bagian yang wajib ada.
- Kop surat: nama lembaga, alamat, dan kontak.
- Nomor, lampiran, dan perihal: ditulis di bagian atas surat.
- Alamat penerima: nama dan jabatan orang yang diundang.
- Salam pembuka dan pengantar: maksud surat dalam satu paragraf.
- Detail acara: hari, tanggal, waktu, dan tempat.
- Penutup: harapan kehadiran serta ucapan terima kasih.
- Tanda tangan dan cap: nama lengkap, jabatan, dan stempel lembaga.
Baca juga: 12 Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar
10 Contoh Undangan Resmi
Silakan sesuaikan nama lembaga, tanggal, dan tempat pada contoh berikut.
1. Contoh Undangan Rapat Organisasi
Karang Taruna Desa Sukoharjo, Boyolali Nomor: X/KTDS/XII/2026
Kepada Yth. Anggota Karang Taruna Desa Sukoharjo di tempat.
Sehubungan dengan tindak lanjut rapat sebelumnya mengenai pengesahan AD/ART, kami mengundang rekan-rekan untuk hadir pada:
Hari, tanggal: Sabtu, 15 September 2026 Pukul: 19.00 WIB s/d selesai Tempat: Kantor Karang Taruna Desa Sukoharjo
Mengingat pentingnya agenda tersebut, kehadiran tepat waktu sangat kami harapkan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Karang Taruna, Mufiq Alan Nuwari
2. Contoh Undangan Buka Puasa Bersama
Ikatan Dokter Indonesia Cabang Madiun Nomor: 07/IDI-MDN/V/2026
Kepada Yth. Sejawat dr. Lewis Indra Perkasa, Sp.OG di tempat.
Dalam rangka mempererat silaturahmi antarsejawat, kami mengundang Bapak/Ibu pada acara buka puasa bersama:
Hari, tanggal: Sabtu, 20 Maret 2026 Waktu: 17.00 WIB s/d selesai Tempat: Restoran Grand Wahana Indah, Madiun
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan partisipasinya, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Panitia, dr. Helmi Yahya
3. Contoh Undangan Wali Murid
SMPN 1 Cerme, Gresik Nomor: 532.1/16/2026
Kepada Yth. Bapak/Ibu orang tua siswa-siswi kelas XI C di tempat.
Bersama surat ini kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu pada:
Hari, tanggal: Senin, 20 Mei 2026 Pukul: 08.00 WIB s/d selesai Tempat: Ruang Pertemuan SMPN 1 Cerme Acara: Pembahasan perkembangan belajar siswa
Atas kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu, kami ucapkan terima kasih.
Kepala SMPN 1 Cerme, Budi Harjo, M.Pd.
4. Contoh Undangan Resmi Kementerian
Kementerian Perindustrian, Direktorat Industri Kreatif Nomor: 120/DIK/VII/2026
Kepada Yth. Ibu Ratna Dewi, Ketua Asosiasi Desainer Indonesia.
Kami mengundang Ibu untuk hadir sebagai tamu kehormatan pada Workshop Peningkatan Industri Kreatif:
Hari, tanggal: Rabu, 15 Juli 2026 Waktu: 09.00–15.00 WIB Tempat: Aula Utama Kementerian Perindustrian, Jakarta
Konfirmasi kehadiran kami tunggu paling lambat 7 Juli 2026. Atas perhatian Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Direktur Industri Kreatif, Drs. Hendra Wijaya
5. Contoh Undangan Rapat Perusahaan
PT Sarana Cipta Mandiri, Jakarta Selatan Nomor: 045/SCM/VI/2026
Kepada Yth. Seluruh Kepala Divisi di tempat.
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat evaluasi kinerja triwulan:
Hari, tanggal: Kamis, 25 Juni 2026 Waktu: 09.00–11.00 WIB Tempat: Ruang Rapat Utama, Lantai 3
Kehadiran Bapak/Ibu diperlukan karena rapat ini membahas keputusan pembukaan cabang baru. Terima kasih atas perhatiannya.
Direktur Operasional, Andi Kurniawan
6. Contoh Undangan Dinas Kesehatan
Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman Nomor: 441/DINKES/VII/2026
Kepada Yth. Kepala Puskesmas se-Kabupaten Sleman.
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri Seminar Kesehatan Masyarakat:
Hari, tanggal: Minggu, 12 Juli 2026 Waktu: 09.00–16.00 WIB Tempat: Aula Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman
Konfirmasi kehadiran ditunggu paling lambat 5 Juli 2026. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Dinas Kesehatan, dr. Sri Wahyuni, M.Kes.
7. Contoh Undangan Reuni SMA
Panitia Reuni SMAN 4 Surabaya Angkatan 2010 Nomor: 03/PRS/VII/2026
Kepada Yth. Alumni SMAN 4 Surabaya Angkatan 2010.
Kami mengundang rekan-rekan alumni untuk hadir pada acara reuni:
Hari, tanggal: Sabtu, 20 Juli 2026 Waktu: 15.00–21.00 WIB Tempat: Gedung Serbaguna Graha Pena, Surabaya
Konfirmasi kehadiran ditunggu paling lambat 1 Juli 2026. Sampai jumpa di acara reuni!
Ketua Panitia, Rangga Pratama
8. Contoh Undangan Musyawarah Desa
Pemerintah Desa Sukamaju, Kecamatan Cianjur Nomor: 14/PDS/VII/2026
Kepada Yth. Tokoh Masyarakat dan Perwakilan RT/RW Desa Sukamaju.
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada Musyawarah Desa Tahunan:
Hari, tanggal: Jumat, 10 Juli 2026 Waktu: 08.00–12.00 WIB Tempat: Balai Desa Sukamaju Agenda: Laporan pembangunan dan rencana program tahun berikutnya
Partisipasi Bapak/Ibu sangat kami harapkan. Terima kasih.
Kepala Desa Sukamaju, Asep Saepudin
9. Contoh Undangan Pameran
Galeri Seni Nusantara, Yogyakarta Nomor: 27/GSN/VIII/2026
Kepada Yth. Bapak Bagus Setiawan, Kurator Seni Rupa.
Kami mengundang Bapak untuk menghadiri pembukaan Pameran Kriya Nusantara:
Hari, tanggal: Sabtu, 8 Agustus 2026 Waktu: 10.00–17.00 WIB Tempat: Galeri Seni Nusantara, Jl. Malioboro No. 15, Yogyakarta
Konfirmasi kehadiran ditunggu paling lambat 1 Agustus 2026. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Panitia Pameran, Laras Ayu
10. Contoh Undangan Organisasi Siswa
OSIS SMAN 2 Bandung Nomor: 09/OSIS/VIII/2026
Kepada Yth. Bapak/Ibu Guru dan Perwakilan Kelas SMAN 2 Bandung.
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri acara Malam Kreativitas Siswa:
Hari, tanggal: Rabu, 5 Agustus 2026 Waktu: 18.00–21.00 WIB Tempat: Aula Utama SMAN 2 Bandung
Konfirmasi kehadiran ditunggu paling lambat 1 Agustus 2026. Terima kasih atas perhatiannya.
Ketua OSIS, Nadia Salsabila
Semoga sepuluh contoh undangan resmi di atas memudahkan Anda menyusun surat undangan sendiri. Pastikan nomor surat, tanggal, dan nama pejabat penanda tangan sudah sesuai sebelum surat dikirim.
